國家藥監(jiān)局綜合司公開征求《藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范(征求意見稿)》意見
來源: 作者: 時間:2020-2-29 閱讀:
為貫徹落實《中華人民共和國藥品管理法》《中華人民共和國疫苗管理法》,進一步規(guī)范藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營和使用活動的記錄與數(shù)據(jù)管理,滿足當(dāng)前監(jiān)管需要,守住藥品質(zhì)量安全底線。國家藥品監(jiān)督管理局組織起草了《藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范(征求意見稿)》,現(xiàn)向社會公開征求意見。請于2020年3月15日前,將有關(guān)意見通過電子郵箱反饋至ypjgs@nmpa.gov.cn,郵件標題請注明“藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范意見反饋”。
附件:藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范(征求意見稿)
國家藥監(jiān)局綜合司
2020年2月25日
附件:藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范(征求意見稿).doc
附件
藥品記錄與數(shù)據(jù)管理規(guī)范
(征求意見稿)
第一章 總 則
第一條【目的】 為規(guī)范藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營和使用活動的記錄與數(shù)據(jù)管理,根據(jù)《中華人民共和國藥品管理法》《中華人民共和國疫苗管理法》等相關(guān)法律法規(guī),制定本規(guī)范。
第二條【適用范圍】 藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營和使用活動中產(chǎn)生的依法需要向藥品監(jiān)督管理部門提供的記錄與數(shù)據(jù),適用本規(guī)范。
第二章 記錄與數(shù)據(jù)管理基本原則
第三條【記錄與數(shù)據(jù)的定義與關(guān)系】 數(shù)據(jù)是指在藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營和使用活動中產(chǎn)生的反映活動執(zhí)行情況的信息,包括:數(shù)值、符號、影像、音頻、圖片、圖譜、條碼等;記錄是指在上述活動中通過一個或多個數(shù)據(jù)記載所形成的,反映相關(guān)活動執(zhí)行過程與結(jié)果的憑證。
第四條【記錄與GxP的關(guān)系】 從事藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營和使用活動,應(yīng)當(dāng)依法制訂業(yè)務(wù)管理規(guī)程,明確記錄管理要求,保證全過程信息真實、準確、完整和可追溯。
第五條【記錄的類型與載體】 記錄可以分為臺賬類、日志類、標識類、流程類、報告類等,根據(jù)業(yè)務(wù)活動的要求,活動主體可以采用一種或多種記錄類型,證明活動過程信息真實、準確、完整和可追溯。記錄載體可采用紙質(zhì)、電子或混合等一種或多種形式。
第六條【與計算機(化)系統(tǒng)的關(guān)系】 采用計算機(化)系統(tǒng)生成記錄或數(shù)據(jù)的,應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的管理措施與技術(shù)手段,確保生成的電子記錄及數(shù)據(jù)真實、準確、完整和可追溯。
第七條【與紙質(zhì)記錄的關(guān)系】 電子記錄至少應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)原有紙質(zhì)記錄同等功能,滿足業(yè)務(wù)活動管理要求。對于電子記錄和紙質(zhì)記錄并存的情況,應(yīng)當(dāng)明確基準記錄的形式。
第八條【記錄管理責(zé)任】 記錄管理應(yīng)當(dāng)制定業(yè)務(wù)管理規(guī)程,明確記錄管理責(zé)任,規(guī)范記錄的控制方法。
第九條【數(shù)據(jù)的基本要求】 數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲、生成、檢索、報告等活動,應(yīng)當(dāng)滿足相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的記錄填寫或數(shù)據(jù)錄入的要求,保證數(shù)據(jù)真實、準確、完整和可追溯。
第十條【數(shù)據(jù)類型】 根據(jù)數(shù)據(jù)的來源與用途,可將數(shù)據(jù)分為基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)、行為活動數(shù)據(jù)、計量器具數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)及其它類型數(shù)據(jù),不同類型的數(shù)據(jù)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)墓芾泶胧┡c技術(shù)手段。
第十一條【人員要求】 從事記錄管理的人員應(yīng)當(dāng)接受必要的培訓(xùn),掌握記錄管理要求與操作技能,遵守職業(yè)道德守則。
第十二條【第三方責(zé)任】 通過合同約定由第三方產(chǎn)生的記錄與數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范要求并明確合同各方的管理責(zé)任。
第三章 紙質(zhì)記錄管理要求
第十三條【記錄文件的設(shè)計與創(chuàng)建】 記錄的設(shè)計與創(chuàng)建應(yīng)當(dāng)滿足實際用途,樣式應(yīng)當(dāng)便于識別、記載、收集、保存、追溯與使用,記錄文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)能夠充分反映所對應(yīng)的業(yè)務(wù)活動。
第十四條【記錄文件的審核與批準】 記錄文件的審核與批準應(yīng)當(dāng)明確記錄文件版本的生效時間,防止無效版本的使用。
第十五條【記錄文件的印制與發(fā)放】 記錄文件的印制與發(fā)放應(yīng)當(dāng)根據(jù)記錄的不同類型,滿足不同類型記錄的使用目的,采用與記錄重要性相當(dāng)?shù)氖芸胤椒ǎ乐褂涗浀碾S意替換篡改。
第十六條【記錄記載原則】 記錄記載應(yīng)當(dāng)明確記載職責(zé),不得由他人代替,并采用可長期保存、不易去除的工具或方法。記載人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)。
原始記錄應(yīng)當(dāng)直接記載于規(guī)定的記錄文件上,不得通過非受控的載體暫寫或轉(zhuǎn)錄。
第十七條【記錄更改】 記錄更改應(yīng)當(dāng)注明修改人姓名和修改日期,保持原有信息清晰可辨。必要時應(yīng)當(dāng)說明更改的理由。
第十八條【記錄歸檔與保存】 記錄的收集時間、歸檔方式、存放地點、保存期限與管理人員應(yīng)當(dāng)有明確規(guī)定,并采取適當(dāng)?shù)谋4婊騻浞荽胧。記錄的保存期限?yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)規(guī)定。
第十九條【記錄使用與復(fù)制】 記錄使用與復(fù)制應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)措施,防止記錄的丟失、損壞與篡改。復(fù)制記錄時,應(yīng)當(dāng)規(guī)定記錄復(fù)制的批準、分發(fā)、控制方法,明確區(qū)分記錄原件與復(fù)印件。
第二十條【記錄銷毀】 記錄應(yīng)當(dāng)采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式與程序,并按規(guī)定保存銷毀記錄。
第四章 電子記錄管理要求
第二十一條【系統(tǒng)硬件要求】 采用電子記錄的計算機(化)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)滿足以下設(shè)施與配置:
(一)應(yīng)當(dāng)安裝在適當(dāng)?shù)奈恢茫苑乐雇鈦硪蛩馗蓴_;
(二)支持系統(tǒng)正常運行的服務(wù)器或主機;
(三)穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和可靠的信息安全平臺;
(四)實現(xiàn)相關(guān)部門之間、崗位之間信息傳輸和數(shù)據(jù)共享的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;
(五)符合相關(guān)法律要求與業(yè)務(wù)管理需求的應(yīng)用軟件與數(shù)據(jù)庫;
(六)能夠?qū)崿F(xiàn)記錄操作的終端設(shè)備及附屬裝置;
(七)配套系統(tǒng)的操作手冊、圖紙等技術(shù)資料。
第二十二條【系統(tǒng)功能要求】 采用電子記錄的計算機(化)系統(tǒng)至少應(yīng)當(dāng)滿足以下功能要求:
(一)保證記錄時間與系統(tǒng)時間的真實性、準確性與一致性;
(二)能夠顯示電子記錄的所有數(shù)據(jù),生成的數(shù)據(jù)可以閱讀并能夠打印;
(三)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期備份,備份及恢復(fù)流程必須經(jīng)過驗證,數(shù)據(jù)的備份及刪除應(yīng)有相應(yīng)記錄;
(四)系統(tǒng)變更、升級或退役,應(yīng)當(dāng)采取措施保證原系統(tǒng)數(shù)據(jù)在規(guī)定的保存期限內(nèi)能夠進行查閱與追溯。
第二十三條【電子記錄操作權(quán)限管理】 電子記錄應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)必要的操作權(quán)限與用戶登錄管理,包括:
(一)建立操作與系統(tǒng)管理的不同權(quán)限,業(yè)務(wù)流程負責(zé)人的用戶權(quán)限應(yīng)當(dāng)與其承擔(dān)的職責(zé)相匹配,不得賦予系統(tǒng)(包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫等)管理員權(quán)限;
(二)具備用戶權(quán)限設(shè)置與分配功能,能夠?qū)?quán)限修改進行跟蹤與查詢;
(三)應(yīng)當(dāng)采用生物特征或非生物特征等方式,確保登錄用戶的唯一性與可追溯性,當(dāng)采用電子簽名時,應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定,至少明確記錄簽署人、簽署日期、簽署時間與簽署含義;
(四)應(yīng)當(dāng)記錄對系統(tǒng)操作的相關(guān)信息,至少包括操作者、操作時間、操作過程、操作原因;數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、修改、刪除、再處理、重新命名、轉(zhuǎn)移;對計算機(化)系統(tǒng)的設(shè)置、配置、參數(shù)及時間戳的變更或修改。
第二十四條【系統(tǒng)驗證要求】 采用電子記錄的計算機(化)系統(tǒng)驗證項目應(yīng)當(dāng)根據(jù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)、系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)功能,綜合系統(tǒng)成熟程度與復(fù)雜程度等多重因素,確定驗證的范圍與程度,確保系統(tǒng)功能符合預(yù)定用途。
第五章 數(shù)據(jù)管理要求
第二十五條【基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)與行為活動數(shù)據(jù)】 對于反映業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)和通過操作、檢查、核對、人工計算等行為產(chǎn)生的行為活動數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)在相關(guān)管理規(guī)程中規(guī)定記載人員、記載時間、記載內(nèi)容,以及確認與復(fù)核的方法和要求。
第二十六條【計量器具數(shù)據(jù)】 從計量器具讀取數(shù)據(jù)的,應(yīng)當(dāng)依法對計量器具進行檢定或校準。
法律法規(guī)另有規(guī)定的特殊情形,還應(yīng)當(dāng)對數(shù)據(jù)按照相關(guān)規(guī)定的時間間隔進行監(jiān)測與記載。
第二十七條【電子數(shù)據(jù)】 經(jīng)計算機(化)系統(tǒng)采集、處理、報告所獲得的電子數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)采取必要的管理措施與技術(shù)手段:
(一)經(jīng)人工輸入由應(yīng)用軟件進行處理獲得的電子數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)防止軟件功能與設(shè)置被隨意更改,并對輸入的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行審核,原始數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定保存。
(二)經(jīng)計算機(化)系統(tǒng)采集與處理后生成的電子數(shù)據(jù),其系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)的規(guī)范要求,并對元數(shù)據(jù)進行保存與備份,備份及恢復(fù)流程必須經(jīng)過驗證。
第二十八條【其它類型數(shù)據(jù)】 其它類型數(shù)據(jù)主要是指文檔、影像、音頻、圖片、圖譜等需要建立、轉(zhuǎn)化、使用與保存的數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)管理規(guī)程中規(guī)定數(shù)據(jù)建立或原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、使用與保存的要求,保證轉(zhuǎn)化前后的數(shù)據(jù)保持一致。
第六章 附 則
第二十九條【術(shù)語】 本規(guī)范下列術(shù)語(按漢語拼音排序)的含義是:
(一)電子記錄
指一種數(shù)字格式的記錄,由文本、圖表、數(shù)據(jù)、聲音、圖示或其它數(shù)字信息構(gòu)成。其創(chuàng)建、修改、維護、歸檔、讀取、發(fā)放和使用均由計算機(化)系統(tǒng)實現(xiàn)。
(二)電子簽名
指電子記錄中以電子形式所含、所附,用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。
(三)元數(shù)據(jù)
元數(shù)據(jù)是用來定義和描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),通過定義和描述數(shù)據(jù),可以支持對其所描述的數(shù)據(jù)對象的定位、查詢、交換、追蹤、訪問控制、評價和保存等諸多管理工作。
(四)原始數(shù)據(jù)
指初次或源頭采集的、未經(jīng)處理的數(shù)據(jù)。
(五)業(yè)務(wù)管理規(guī)程
指為實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的規(guī)范化管理而制訂的標準、流程與書面管理制度等通用性文件,用于規(guī)范業(yè)務(wù)活動的工作范圍、工作職責(zé)、工作內(nèi)容與工作標準以及記錄要求。
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